Narava kot kulisa. Svoboda gibanja. Zvezde namesto stropa.
Dogodki na prostem so v zadnjih letih postali priljubljena izbira podjetij, organizacij in posameznikov, ki želijo ustvariti nekaj več kot le “še en” dogodek. V agenciji VIBE verjamemo, da prostor sam po sebi ni dovolj – pomembno je, kaj v njem doživimo. In narava ponuja odlično izhodišče za nepozabne vezi.
A za osupljivimi fotografijami s sončnim zahodom se skriva veliko načrtovanja, prilagajanja in občasnega improviziranja. Zato v nadaljevanju razkrivamo glavne prednosti in izzive, ki jih prinašajo dogodki na prostem – ter kako jih uspešno izpeljati.
Prednosti dogodkov na prostem
Nepozabna atmosfera
Zunanji prostori že sami po sebi ustvarijo občutek svobode, odprtosti in sproščenosti. Sončni zahod, vetrič v laseh ali nočni zrak pod zvezdami – to so elementi, ki jih ni mogoče poustvariti v dvorani.
Več prostora za ustvarjalnost
Dogodki na prostem omogočajo več svobode pri oblikovanju prostora – lahko ustvarimo cone za klepet, sprostitev, delavnice ali igro. Narava deluje kot nevtralno, a navdihujoče platno. Zelo smiselno je izkoristiti čimveč naravnih danosti in jih smiselno vključiti v dogodek (drevesa, jase, grmičevje …).
Boljši pogoji za povezovanje
Ljudje se zunaj počutijo manj zadržano. Manj formalno okolje pogosto pripomore k pristnejšim stikom med udeleženci – kar je popolno za grajenje vezi, ne le izmenjavo vizitk.
Trajnostna nota
Zunanji dogodki omogočajo večji stik z naravo in so pogosto prijaznejši do okolja – manj klimatizacije, manj umetne razsvetljave, več možnosti za vključitev lokalnih ponudnikov.
Izzivi dogodkov na prostem
Vremenska nepredvidljivost
Vreme je največji “joker” pri zunanjem dogodku. Načrtovanje mora vključevati scenarij B: nadstreške, šotore, ali možnost hitre selitve pod streho.
Dostopnost in infrastruktura
V naravi ni elektrike, interneta ali stranišč – zato je pomembno razmisliti o mobilni infrastrukturi: agregati, prenosni WC-ji, osvetlitev, dostopi za goste z omejeno mobilnostjo.
Zvočni izzivi
Zunaj ni sten, ki bi zadrževale zvok. To pomeni, da je potrebna dobra zvočna oprema, profesionalna tehnična podpora in preizkus akustike na lokaciji.
Brez posegov v naravo
Pri načrtovanju dogodka temeljito razmislite, kakšne bodo posledice dogodka za naravo: ali bo trava poteptana, ali obstaja možnost, da se ogroža ali vznemirja živali … Razmisliti je potrebno o vsakem detajlu in kako preprečiti morebitne posege v naravo. V primeru le-teh, je potrebno poiskati alternativne rešitve.
Pridobivanje dovoljenj
Dogodki na javnih ali zaščitenih površinah zahtevajo ustrezna dovoljenja. Postopek je lahko zamuden, zato ga je treba začeti dovolj zgodaj.
Kako uspešno izpeljati dogodek na prostem?
- Izberite lokacijo z dušo in logističnim potencialom.
- Načrtujte za vse vremenske možnosti.
- Če je mogoče, imejte rezervni datum, ki ga lahko v primeru slabega vremena, pravočasno aktivirate.
- Ohranite naravo, kot ste jo našli – naj dogodek ne pusti sledi, razen spominov.
Dogodki na prostem so izjemna priložnost za ustvarjanje edinstvenih izkušenj – a le, če se jih lotimo premišljeno. Potrebujejo več priprave, več prilagodljivosti in več občutka za prostor. A ko se vse poklopi, nastane nekaj čarobnega.
Če razmišljate o dogodku na prostem, naj vam pomagamo iz ideje narediti doživetje. V VIBE ustvarjamo vezi, ne le dogodkov.
